Για γραφεία δικαστικών επιμελητών
Το EpiFlow είναι λογισμικό για γραφεία δικαστικών επιμελητών: κρατά σε ένα σύστημα τις αναθέσεις, τις διευθύνσεις, τα δρομολόγια κάθε επιμελητή, το αποτέλεσμα κάθε επίσκεψης και την έκθεση επίδοσης — ώστε η γραμματεία να ξέρει τι εκκρεμεί χωρίς να ρωτήσει, ο επιμελητής να ξέρει πού πάει μετά, και ο εντολέας να μάθει τι έγινε χωρίς τηλέφωνο.
Μία μέρα στο γραφείο
Το EpiFlow δεν αλλάζει τη σειρά με την οποία δουλεύει ένα γραφείο επιμελητών. Αλλάζει το ότι κάθε βήμα αφήνει πίσω του κάτι που βλέπει ο επόμενος.
Η γραμματεία ανεβάζει το Excel του δικηγορικού γραφείου — με κατεβάσιμο πρότυπο και προεπισκόπηση που δείχνει τα σφάλματα κάθε γραμμής πριν την εισαγωγή — ή οι αναθέσεις φτάνουν μόνες τους από το API του συνεργάτη. Η μεμονωμένη υπόθεση που ήρθε από την πόρτα καταχωρείται με μια φόρμα. Διπλοεγγραφή δεν περνά: ο αριθμός αναφοράς της πηγής είναι μοναδικός.
Κάθε διεύθυνση κανονικοποιείται και εντοπίζεται στον χάρτη. Ό,τι δεν βρίσκεται με βεβαιότητα μπαίνει στην ουρά ελέγχου, όπου η γραμματεία το διορθώνει με μία πινέζα — και η θέση που θα σημειώσει αργότερα ο επιμελητής στην πόρτα υπερισχύει για πάντα.
Επιλέγετε επιμελητή, μέρα και περιοχές. Το σύστημα βάζει τις στάσεις σε σειρά με πραγματικούς χρόνους διαδρομής και την κίνηση της ώρας αναχώρησης, σέβεται το ωράριο του επιμελητή, τα χρονικά παράθυρα και τον χρόνο που θέλει κάθε είδος εγγράφου, και βάζει μπροστά ό,τι λήγει. Κλειδώνετε ή μετακινείτε στάσεις όπου ξέρετε καλύτερα· ό,τι δεν χώρεσε γυρίζει στη δεξαμενή για αύριο.
Ο επιμελητής ανοίγει το δρομολόγιο στο κινητό, πλοηγείται στην επόμενη στάση, καταχωρεί τι έγινε — επίδοση, απουσία, άρνηση, θυροκόλληση, λάθος διεύθυνση — παίρνει υπογραφή και συντάσσει την έκθεση επί τόπου. Χωρίς σήμα επίσης: όλα συγχρονίζονται μόλις επανέλθει.
Η γραμματεία βλέπει τι έγινε χωρίς να ρωτήσει, ζητά τα PDF των εκθέσεων της ημέρας σε ένα ZIP ανά εντολέα, και περνά από την ουρά «Εκκρεμείς διατυπώσεις»: ποια θυροκόλληση θέλει αντίγραφο στο τμήμα αύριο, ποια ταχυδρομική ειδοποίηση ξεκινά. Οι προθεσμίες μετρούν σε εργάσιμες, με τις αργίες.
Για τη γραμματεία
Τι περιμένει δρομολόγηση, τι έχει πρόβλημα διεύθυνσης, τι λήγει σήμερα — με μετρητές στο μενού που λένε ακριβώς όσα δείχνει η λίστα.
Η ουρά ελέγχου δείχνει την αρχική και την κανονικοποιημένη διεύθυνση δίπλα-δίπλα, με πινέζα που σέρνεται. Καμία διεύθυνση δεν χάνεται επειδή δεν βρέθηκε.
Ανά επιμελητή, μέρα και περιοχές· χάρτης με τη διαδρομή, εκτιμώμενη ώρα άφιξης ανά στάση, κλείδωμα και αναδιάταξη με το χέρι, δημοσίευση στο κινητό.
Η ουρά της θυροκόλλησης: αντίγραφο στο αστυνομικό τμήμα, ταχυδρομική ειδοποίηση, προθεσμίες σε εργάσιμες ημέρες, εκπλήρωση με ένα πάτημα — και το κείμενο της ειδοποίησης έτοιμο.
Κάθε υπόθεση βρίσκεται με φίλτρα και εξάγεται σε Excel. Η απόδοση ανά επιμελητή — προγραμματίστηκαν, έγιναν, χιλιόμετρα — χωρίς να χρεώνει σε κανέναν ό,τι δεν ήταν δικό του.
Προσκλήσεις μελών με ρόλο ανά γραφείο, κλειδιά API ανά δικηγορικό γραφείο, σύνδεση με το portal του εντολέα, είδη εγγράφων με χρόνο εξυπηρέτησης και χρονικό παράθυρο.
Για τον επιμελητή
Η εφαρμογή πεδίου εγκαθίσταται στο κινητό χωρίς app store και δείχνει το δρομολόγιο της ημέρας με τη σειρά του. Κάθε αποτέλεσμα καταχωρείται εκεί που συμβαίνει — όχι το βράδυ, από σημειώσεις — και η έκθεση επίδοσης προσυμπληρώνεται από τα στοιχεία της πράξης, με τα πεδία που απαιτεί ο τρόπος επίδοσης.
Το βιβλίο εκθέσεων και το δείγμα υπογραφής ανήκουν στον επιμελητή ως λειτουργό, όχι στη συσκευή ούτε στο γραφείο: αλλάζει κινητό, αλλάζει γραφείο, η αρίθμηση συνεχίζει χωρίς κενά.
Συχνές ερωτήσεις
Δεν υπάρχει όριο στο σύστημα — από το ατομικό γραφείο μέχρι γραφείο με πολλούς επιμελητές και εκατοντάδες επιδόσεις τη μέρα. Η συνδρομή διαμορφώνεται με βάση το μέγεθος του γραφείου και τον όγκο, κατόπιν προσφοράς· δεν χρεώνεται ανά θέση γραμματείας.
Όχι. Οι στήλες του αρχείου αντιστοιχίζονται μία φορά στις ρυθμίσεις του γραφείου και η προεπισκόπηση δείχνει τι θα περάσει και τι όχι πριν την εισαγωγή. Το κατεβάσιμο πρότυπο είναι για όποιον θέλει να ξεκινήσει από καθαρό αρχείο.
Οι στάσεις που δεν έγιναν μεταφέρονται αυτόματα στη δεξαμενή την επόμενη μέρα και μπαίνουν στο νέο δρομολόγιο· ό,τι προγραμματίστηκε και δεν έγινε μένει στο ιστορικό και στις μετρήσεις. Τίποτα δεν χάνεται πίσω από την ημερομηνία.
Ναι. Ο επιμελητής τη συντάσσει στο πεδίο από τα στοιχεία της πράξης, με τα πεδία που απαιτεί ο τρόπος επίδοσης, και παίρνει αριθμό στο βιβλίο του στην οριστικοποίηση. Η γραμματεία ζητά τα PDF της ημέρας συγκεντρωτικά ανά εντολέα. Μια έκθεση με ληγμένη διατύπωση θυροκόλλησης δεν παρουσιάζεται ποτέ ως έγκυρη.
Στείλτε μας δυο γραμμές — πόσοι επιμελητές, πόσες επιδόσεις τον μήνα, από πού έρχονται σήμερα οι αναθέσεις — και κανονίζουμε παρουσίαση μαζί με τη γραμματεία σας.
Δοκιμαστική περίοδος 30 ημερών με πλήρη λειτουργικότητα, χωρίς κάρτα, μόνο με ΑΦΜ γραφείου και ένα email. Την επόμενη μέρα βγάζετε δρομολόγια.