Σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων
Έκδοση 2026-08-22 · Ισχύει από 22 Αυγούστου 2026 · Άρθρο 28 Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679
Η παρούσα σύμβαση συνάπτεται μεταξύ του γραφείου δικαστικών επιμελητών που δημιουργεί λογαριασμό στην υπηρεσία EpiFlow (εφεξής «ο Υπεύθυνος επεξεργασίας») και της Blossom Solutions (Ετερόρρυθμη Εταιρεία, ΑΦΜ 802462265, Αρ. ΓΕΜΗ 176808501000, έδρα Βασιλέως Παύλου 111, 190 04 Σπάτα Αττικής, εφεξής «ο Εκτελών την επεξεργασία»). Αποτελεί αναπόσπαστο μέρος των Όρων χρήσης και γίνεται δεκτή με τη δημιουργία του γραφείου· η Υπηρεσία καταγράφει την έκδοση, τον χρόνο και τον λογαριασμό που την αποδέχθηκε.
1. Ρόλοι
Το γραφείο δικαστικών επιμελητών καθορίζει τον σκοπό και τα μέσα της επεξεργασίας των δεδομένων των επιδόσεων που διενεργεί, και είναι υπεύθυνος επεξεργασίας. Η Blossom Solutions επεξεργάζεται τα δεδομένα αυτά αποκλειστικά για λογαριασμό του και σύμφωνα με τις οδηγίες του, ως εκτελών την επεξεργασία. Τα δικηγορικά γραφεία που αποστέλλουν αναθέσεις μέσω της Υπηρεσίας ενεργούν ως αυτοτελείς υπεύθυνοι επεξεργασίας για τα δεδομένα που διαβιβάζουν· η μεταξύ τους σχέση με το γραφείο επιμελητών δεν ρυθμίζεται από την παρούσα.
2. Αντικείμενο, φύση, σκοπός και διάρκεια
- Αντικείμενο: η φιλοξενία, αποθήκευση, επεξεργασία και απεικόνιση των δεδομένων που καταχωρεί ο Υπεύθυνος στην Υπηρεσία.
- Φύση: αυτοματοποιημένη επεξεργασία — εισαγωγή αναθέσεων, κανονικοποίηση και γεωκωδικοποίηση διευθύνσεων, σχεδιασμός δρομολογίων, καταχώρηση αποτελεσμάτων και υπογραφών, παραγωγή εγγράφων, αποστολή ειδοποιήσεων.
- Σκοπός: η διενέργεια και τεκμηρίωση επιδόσεων δικαστικών εγγράφων από τον Υπεύθυνο.
- Διάρκεια: όσο διαρκεί η χρήση της Υπηρεσίας, και μέχρι τη διαγραφή ή επιστροφή των δεδομένων κατά το άρθρο 7.
3. Κατηγορίες υποκειμένων και δεδομένων
| Υποκείμενα | Δεδομένα |
|---|---|
| Παραλήπτες επιδόσεων (φυσικά πρόσωπα) | Ονοματεπώνυμο, διεύθυνση, ΑΦΜ, τηλέφωνα, ιδιότητα, στοιχεία της υπόθεσης και του εγγράφου, αποτέλεσμα κάθε προσπάθειας, ώρα και γεωγραφικές συντεταγμένες της πράξης, υπογραφή παραλαβής, φωτογραφία θυροκόλλησης, σημειώσεις του επιμελητή |
| Εντολείς, σύνοικοι και λοιπά πρόσωπα που μνημονεύονται σε έκθεση | Ονοματεπώνυμο, ιδιότητα, σχέση με τον παραλήπτη, στοιχεία επικοινωνίας |
| Χρήστες του Υπευθύνου (επιμελητές, γραμματεία, διαχειριστές) | Ονοματεπώνυμο, email, ρόλος, αριθμός μητρώου, δείγμα υπογραφής του επιμελητή, ημερολόγιο ενεργειών στην Υπηρεσία |
Τα δεδομένα μπορεί να περιλαμβάνουν στοιχεία που αφορούν ποινικές διώξεις ή καταδίκες και οικονομική κατάσταση (π.χ. επιταγές, κατασχέσεις), κατά το μέτρο που περιέχονται στα προς επίδοση έγγραφα. Ο Υπεύθυνος εγγυάται ότι διαθέτει νόμιμη βάση για την επεξεργασία τους.
4. Υποχρεώσεις του Εκτελούντος
Ο Εκτελών:
- επεξεργάζεται τα δεδομένα μόνο βάσει καταγεγραμμένων οδηγιών του Υπευθύνου — οι λειτουργίες της Υπηρεσίας όπως τις χρησιμοποιεί ο Υπεύθυνος συνιστούν τις οδηγίες αυτές — εκτός αν το επιβάλλει το δίκαιο της Ένωσης ή κράτους μέλους, οπότε τον ενημερώνει πριν από την επεξεργασία, εφόσον αυτό επιτρέπεται·
- διασφαλίζει ότι τα πρόσωπα που έχουν πρόσβαση στα δεδομένα δεσμεύονται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας·
- λαμβάνει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα του άρθρου 32 ΓΚΠΔ, όπως περιγράφονται στο άρθρο 5·
- χρησιμοποιεί υπο-εκτελούντες μόνο υπό τους όρους του άρθρου 6·
- συνδράμει τον Υπεύθυνο, λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας, στην ικανοποίηση αιτημάτων των υποκειμένων (πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, περιορισμός, φορητότητα) — η ίδια η Υπηρεσία παρέχει αναζήτηση, εξαγωγή και διαγραφή ανά υπόθεση·
- συνδράμει τον Υπεύθυνο στη συμμόρφωση με τα άρθρα 32–36 ΓΚΠΔ, και τον ενημερώνει χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και το αργότερο εντός 48 ωρών αφότου λάβει γνώση παραβίασης δεδομένων που τον αφορά, με τις πληροφορίες που διαθέτει·
- κατ' επιλογή του Υπευθύνου διαγράφει ή επιστρέφει όλα τα δεδομένα μετά το πέρας της παροχής, κατά το άρθρο 7·
- θέτει στη διάθεση του Υπευθύνου κάθε πληροφορία αναγκαία για την απόδειξη συμμόρφωσης με το άρθρο 28 ΓΚΠΔ και επιτρέπει ελέγχους, κατόπιν εύλογης προειδοποίησης και με τρόπο που δεν θίγει τα δεδομένα άλλων πελατών· ο Εκτελών ενημερώνει αμέσως τον Υπεύθυνο αν κρίνει ότι οδηγία του παραβιάζει τον ΓΚΠΔ.
5. Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα
- Φιλοξενία σε κέντρο δεδομένων εντός Ευρωπαϊκής Ένωσης (βλ. άρθρο 6).
- Κρυπτογράφηση κάθε σύνδεσης (TLS) μεταξύ χρηστών, εφαρμογής και υπηρεσιών.
- Λογική απομόνωση ανά γραφείο σε επίπεδο βάσης δεδομένων: κάθε ερώτημα περιορίζεται δομικά στο γραφείο του συνδεδεμένου χρήστη, και τα δικηγορικά γραφεία βλέπουν αποκλειστικά τις δικές τους υποθέσεις.
- Έλεγχος πρόσβασης με ρόλους, πολιτική συνθηματικών, λήξη συνθηματικών, δεύτερος παράγοντας αυθεντικοποίησης (προαιρετικός ανά χρήστη, επιβλητός ανά γραφείο), κλείδωμα λογαριασμού μετά από αποτυχημένες προσπάθειες, ανάκληση όλων των συνεδριών σε αλλαγή συνθηματικού.
- Στην εξωτερική υπηρεσία γεωκωδικοποίησης αποστέλλεται μόνο το κείμενο της διεύθυνσης — ποτέ όνομα, ΑΦΜ ή στοιχείο υπόθεσης — και οι συντεταγμένες που επιστρέφει διαγράφονται το αργότερο σε 30 ημέρες.
- Τα μηνύματα email που αποστέλλει η Υπηρεσία περιέχουν σύνδεσμο προς την εφαρμογή και αριθμούς αναφοράς, όχι ονόματα παραληπτών ή διευθύνσεις.
- Τακτικά αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων, καταγραφή ενεργειών (ιστορικό κατάστασης κάθε υπόθεσης), διαχωρισμός περιβαλλόντων ανάπτυξης και παραγωγής, μη χρήση πραγματικών δεδομένων σε περιβάλλοντα δοκιμών.
6. Υπο-εκτελούντες
Ο Υπεύθυνος παρέχει γενική έγκριση για τους ακόλουθους υπο-εκτελούντες. Ο Εκτελών ενημερώνει τους διαχειριστές του γραφείου για κάθε σκοπούμενη προσθήκη ή αντικατάσταση τουλάχιστον 30 ημέρες πριν, και ο Υπεύθυνος μπορεί να αντιταχθεί εγγράφως· σε περίπτωση αντίρρησης, κάθε μέρος μπορεί να καταγγείλει τη σύμβαση.
| Υπο-εκτελών | Υπηρεσία | Τόπος | Δεδομένα |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Φιλοξενία εφαρμογής, βάσης δεδομένων και αρχείων | ΕΕ | Όλα τα δεδομένα της Υπηρεσίας, κρυπτογραφημένα κατά τη μεταφορά |
| Google Ireland Limited | Γεωκωδικοποίηση διευθύνσεων (Geocoding API) | Ιρλανδία (ΕΕ) — πιθανή επεξεργασία εκτός ΕΟΧ βάσει των μηχανισμών του άρθρου 8 | Μόνο το κείμενο της διεύθυνσης· αποτελέσματα διατηρούνται έως 30 ημέρες |
| Papaki (papaki.gr) | Αποστολή ειδοποιήσεων και μηνυμάτων λογαριασμού | Ελλάδα (ΕΕ) | Διεύθυνση email και όνομα του παραλήπτη-χρήστη, κείμενο μηνύματος χωρίς στοιχεία υποθέσεων |
| Cloudflare, Inc. | DNS και δρομολόγηση email του τομέα epiflow.gr | ΕΕ/ΗΠΑ | Ερωτήματα DNS και μεταδεδομένα δρομολόγησης email. Η κίνηση της εφαρμογής δεν περνά από το Cloudflare — ο τομέας είναι σε λειτουργία DNS-only, χωρίς proxy |
7. Διαγραφή και επιστροφή δεδομένων
- Για 30 ημέρες μετά τη λήξη της δοκιμαστικής περιόδου ή της συνδρομής, ο Υπεύθυνος διατηρεί πρόσβαση ανάγνωσης και εξαγωγής (Excel, έγγραφα PDF).
- Μετά την περίοδο αυτή, και κατόπιν αιτήματος του Υπευθύνου, ο Εκτελών διαγράφει οριστικά τα δεδομένα του γραφείου από τα συστήματα παραγωγής εντός 30 ημερών και από τα αντίγραφα ασφαλείας με τον κύκλο ανανέωσής τους, εκτός αν η διατήρηση επιβάλλεται από το δίκαιο της Ένωσης ή κράτους μέλους.
- Αντί διαγραφής, ο Υπεύθυνος μπορεί να ζητήσει επιστροφή των δεδομένων σε μηχαναγνώσιμη μορφή πριν τη διαγραφή.
8. Διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ
Τα δεδομένα αποθηκεύονται και επεξεργάζονται εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Κάθε επεξεργασία από υπο-εκτελούντα εκτός ΕΟΧ γίνεται βάσει απόφασης επάρκειας ή τυποποιημένων συμβατικών ρητρών της Επιτροπής και περιορίζεται στα δεδομένα που αναφέρονται στο άρθρο 6.
9. Ευθύνη και λοιποί όροι
Για την ευθύνη των μερών ισχύουν τα άρθρα 82 ΓΚΠΔ και 8 των Όρων χρήσης. Σε περίπτωση αντίφασης μεταξύ της παρούσας και των Όρων χρήσης ως προς την επεξεργασία δεδομένων, υπερισχύει η παρούσα. Η παρούσα διέπεται από το ελληνικό δίκαιο.
10. Επικοινωνία
Για θέματα προστασίας δεδομένων: privacy@epiflow.gr.